Los distintos tipos de usuarios de una base de datos pueden clasificarse en usuarios informáticos y usuarios finales.
A) USUARIOS INFORMÁTICOS. Tienen a su cargo las tareas de creación y mantenimiento de las bases de datos, así como la realización de los procedimientos y programas que necesiten los usuarios finales. Entre ellos se pueden distinguir:
a. Diseñadores. Tienen la responsabilidad de identificar los datos que han de estar contenidos en la base de datos de acuerdo con las necesidades que les manifiesten los usuarios, así como de determinar las estructuras más apropiadas para conseguir satisfacer estas necesidades.
Según la fase en que intervengan los diseñadores, es posible distinguir:
i. Diseñadores lógicos. Deben ser capaces de determinar qué tipos de datos han de estar contenidos en la base y conseguir plasmar el punto de vista del conjunto de usuarios en las estructuras lógicas más adecuadas para éstos. Para ello, deben mantener constantes entrevistas con los usuarios (incluida la dirección) a fin de que la base de datos represente lo más fielmente posible el mundo real que se trata de recoger. Es decir, los diseñadores lógicos deben perseguir un objetivo de eficacia de la base de datos.
ii. Diseñadores físicos. Su objetivo es transformar las estructuras lógicas en estructuras físicas que proporcionen la mayor eficiencia de cara a la máquina, minimizando el tiempo de respuesta y el consumo de recursos, es decir, optimizar el ratio coste/beneficio. Muchas veces esta función es asumida por el administrador.
b. Administradores. El uso compartido de recursos, propio de una base de datos, obliga a la existencia de un administrador, cuya función es la vigilancia y gestión de los datos. El principal recurso de una base de datos son los datos, y el administrador debe velar para que estos no se destruyan ni se contaminen, perdiendo su confidencialidad, disponibilidad e integridad. Por ello, el administrador debe impedir consultas o actualizaciones no autorizadas y proteger la base de datos contra fallos del equipo lógico o físico. Será el responsable, por tanto, de establecer el sistema de autorizaciones de acceso y deberá coordinar y controlar su uso.
También el administrador tendrá a su cargo la gestión de otros recursos distintos de los datos, como pueden ser el SGBD y otras herramientas relacionadas con el mismo. Deberá ocuparse del buen funcionamiento de todo el sistema, sin que se produzcan paradas y de modo que se proporcionen los tiempos adecuados de respuesta.
En muchas organizaciones es la misma persona o grupo de personas las que tiene a su cargo las funciones de diseño y de administración, aunque se trata de papeles muy distintos que convendría diferenciar claramente.
c. Analistas y programadores. Los analistas y programadores tiene a su cargo el análisis y la programación de las tareas que no pueden ser llevadas a cabo por los usuarios finales, por lo cual han de desarrollar distintos procedimientos y programas que ponen a disposición de los usuarios finales a fin de facilitarles su trabajo.
B) USUARIOS FINALES. Los usuarios finales son aquellos que tiene que acceder a los datos porque los necesitan para llevar a cabo su actividad. A diferencia de los usuarios informáticos, su interés suele estar centrado en el contenido de las bases de datos, es decir, en los datos. Existen también distintas clases de usuarios finales.
a. Habituales. Suelen hacer consultas y/o actualizaciones en las bases de datos como parte habitual de su trabajo. Utilizan en general menús previamente preparados por analistas y/o programadores, de forma que se facilite su interrelación con el ordenador. En otros casos pueden usar lenguajes sencillos, para el acceso a la base de datos, así como paquetes de programas.
Es preciso distinguir, dentro de este grupo, a los operadores de entrada de datos, cuya labor consiste en actualizar la base de datos para lo que se les prepara menús de actualización, aunque con la diferencia respecto a otros usuarios habituales de que tienen exigencias muy estrictas respecto a los tiempos de respuesta, además de no estar interesados en la información contenida en la base de datos.
b. Esporádicos. Es un tipo de usuarios muy parecido al anterior en la medida en que necesitan el ordenador a fin de que les preste una ayuda en su trabajo, pero en cambio no lo utilizan habitualmente porque el tipo de actividad que realizan no lo exige. Son, por tanto, usuarios a los que se les tiene que suministrar herramientas sencillas y, en general, potentes, ya que en bastantes casos así lo exige la clase de tareas que han de llevar a cabo; tareas que, en muchas ocasiones, no son fácilmente formalizables, por lo que no pueden ser atendidas por medio de menús.
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